Durch die richtige Lohngestaltung können sowohl Steuern als auch Sozialversicherungsbeiträge gespart werden

Die Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Entgeltabrechnung eines Unternehmens und umfasst auch den Auszahlungsbetrag des Arbeitsentgelts, den Bruttolohn und den Stundenlohn, basierend auf der geleisteten Arbeitszeit. Die genaue Lohnabrechnung geht an jeden Mitarbeiter und umfasst sämtliche Sozialversicherungsabgaben sowie die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge. Hierbei werden alle relevanten Daten zur Lohnabrechnung eines Mitarbeiters erfasst, einschließlich deren Sozialversicherungsnummer und eventuell der Beitragssatz. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren gleichermaßen von einer korrekten und transparenten Abrechnung, da steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte präzise berücksichtigt werden und die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ersichtlich ist.

Das Erstellen der Gehaltsabrechnung

Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen muss in einem ersten Schritt festgestellt werden, welche Geld- und Sachzuwendungen als Arbeitslohn im Sinne des Einkommensteuerrechts bzw. als Auszahlungsbetrag gelten. So sind nicht alle Zuwendungen eines Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer steuerpflichtiger Arbeitslohn. Zuwendungen im überwiegenden betrieblichen Interesse und Aufmerksamkeiten führen zu keiner Bereicherung des Arbeitnehmers, die der Lohnsteuer zu unterwerfen ist.

Wenn man den Umfang der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gehaltsbestandteile ermittelt hat, stellt sich in einem weiteren Schritt die Frage, wie diese Gehaltsbestandteile sich auswirken. So kann man durch geschickte Gestaltung die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit erlangen, was das Ziel sein sollte, um sich von Sozialversicherungsabgaben befreien zu lassen. Hierdurch wird nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Arbeitnehmer durch die verringerten Lohnsteuer- und Sozialversicherungszahlungen gefördert.

Gesetze und Regelungen im Bereich der Steuern und Sozialversicherung

Die steuerrechtlichen Bestimmungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu lohnsteuerlichen- und sozialversicherungsrechtlichen Abzügen sind vielfältig und komplex. Neben der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen müssen auch Abzüge wie die Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag und Beitragszahlungen zur Pflegeversicherung sowie etwaige Steuerfreibeträge berücksichtigt werden. Eine lohnsteuerliche Entgeltabrechnung müssen Sie erstellen, da Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Korrekte Abrechnung ist entscheidend, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmer gerecht zu werden, wie im Arbeitsvertrag festgelegt, wobei der Auszahlungsbetrag eine große Rolle spielt.

Geld- und Sachleistungen, die nicht als Teil des Lohns gelten

Geld- und Sachleistungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse

Leistungen des Arbeitgebers, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse erbracht werden, sind von vornherein kein Arbeitslohn. Der Arbeitgeber will durch solche Zuwendungen die Arbeitsfreude heben, das allgemeine Betriebsklima verbessern, die Gesundheit der Belegschaftsmitglieder erhalten oder ähnliche betriebliche Belange fördern. Diese Leistungen kommen meist durch geleistete Arbeit zustande (Sportstätten, Parkplätze) oder werden dem Arbeitnehmer geradezu als geleistete Arbeit angerechnet. Grundsätzlich unterliegen Bezüge von Lohn oder Gehalt der Einkommensteuer mit einem progressiven Steuertarif. Das Kriterium des „Aufdrängens“ darf jedoch nicht isoliert gesehen werden. Nicht alles, was der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aufdrängt, ist steuerfrei. Zum Beispiel müssen bestimmte Zuwendungen verrechnet und in die Lohnabrechnung, die die Sozialversicherungsabgaben und die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge berücksichtigt, einbezogen werden.

Eine lohnsteuerlich unbeachtliche Bereicherungen wird nur in seltenen Ausnahmefällen vorliegen, und zwar dann, wenn der Arbeitnehmer sich einem unerwünschten Vorteil nicht entziehen kann (z. B. Teilnahme der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung). Für die Annahme einer steuerlich unbeachtlichen Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers ist somit Voraussetzung, dass den Aufwendungen des Arbeitgebers von den Arbeitnehmern kein Wert beigemessen wird, den sie als zusätzliche Entlohnung ansehen. Je höher aus der Sicht des Arbeitnehmers aber die Bereicherung ist, desto geringer zählt das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers beim Lohn. Als solche Leistungen des Arbeitgebers, die nicht der Lohnsteuer unterliegen, kommen insbesondere in Betracht: Benutzungsrecht für betriebseigene Bäder, Duschgelegenheiten, Sportanlagen, Fitnessräume, Park- und Einstellplätze (nicht aber der Ersatz von verauslagten Parkgebühren bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte; vgl. „Parkgebühren“), Büchereien, Aufenthalts- und Erholungsräume, Betriebskindergärten usw.

Zuwendungen sind keine Verbesserung für den Arbeitnehmer

Bei Aufmerksamkeiten spricht man von unentgeltlichen Zuwendungen des Arbeitgebers an sein Personal für dessen privaten Bedarf. Es handelt sich dabei um eine nicht steuerbare Leistung, wenn die Zuwendung in ihrer Art und ihrem Umfang nach einem Geschenk entspricht, das im wirtschaftlichen Geschäftsverkehr üblicherweise ausgetauscht wird. Dabei darf die Überlassung nicht zu einer persönlichen Bereicherung der Arbeitnehmer führen, deren Bedeutung im Rahmen der lohnsteuerlichen Bewertung erstellt wurde. Von Aufmerksamkeiten spricht man, wenn aufgrund eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers, z.B. bei einem Jubiläum, eine Zuwendung erteilt wird. B. eines runden Geburtstags, eines Jubiläums oder der Geburt eines Kindes, eine unentgeltliche Überlassung erfolgt, sofern die Daten und Angaben vollständig vorliegen.

Verknüpfung der Sozialversicherung mit der Einkommensteuer durch die Sozialversicherungsbeitragsverordnung

Die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) dient der Vereinfachung des Einzugs der Sozialversicherungsbeiträge. In der SvEV wird definiert, welche Leistungen eines Arbeitgebers an seine Beschäftigten bei der Bemessung der Sozialversicherungsbeiträge nicht angesetzt werden. In Anlehnung an das Steuerrecht gehören dazu insbesondere die meisten steuerfreien Lohnzuschläge.

Die Werbungskosten als Verwirklichung des objektiven Nettoprinzips

Wann sind Geld- und Sachleistungen der Steuer und Sozialversicherung zu unterwerfen

Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit sind nach § 8 Abs. 1 EStG alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen seiner nichtselbständigen Arbeit zugeflossen sind. Es handelt sich somit um alle Zuflüsse des Arbeitnehmers, die dieser deshalb von seinem Arbeitgeber bekommt, weil dieser für den Arbeitgeber tätig geworden ist und somit eine Gegenleistung für die Arbeitsleistung darstellt. Die Bewertung der Einnahmen, die nicht in Geld bestehen, erfolgt nach § 8 Abs. 2 oder Abs. 3 EStG (→ Sachbezüge).

Eine Ausnahme von der Besteuerung besteht immer dann, wenn die Zuwendungen des Arbeitgebers zu keiner Bereicherung des Arbeitnehmers aufgrund seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber führen. Dies sind Aufwendungen im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse. Hierzu gehören Aufwendungen, wie z. B. eine Fortbildung des Arbeitnehmers auf Kosten des Arbeitgebers. Des Weiteren auch Aufmerksamkeiten, wie z. B. ein Blumenstrauß.

Das objektive Nettoprinzip besagt, dass nur das echte Nettoeinkommen, abzüglich der Sozialversicherungsabgaben und der Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, besteuert wird. Alle Ausgaben, die nötig sind, um Einnahmen zu erzielen, sind bei der Steuererklärung von den Einnahmen in Abzug zu bringen. Dies wird durch den Abzug der Werbungskosten erreicht.

Werbungskosten sind alle Kosten, die Arbeitnehmern im Zusammenhang mit dem Erwerb ihres Gehalts oder Lohns entstehen und sich mindernd auf die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit auswirken, oder steuerbegünstigt erstattet werden können. Sie müssten eigentlich „Erwerbungskosten“ heißen. Im Bereich der Werbungskosten ergeben sich für Arbeitnehmer naturgemäß die besten Steuerspareffekte.

Der sogenannte Werbungskostenpauschbetrag ist relevant für alle Steuerzahler, die nicht sehr viele absetzbare Kosten haben. Dabei spielt die Art und Höhe der abzugsfähigen Kosten eine Rolle. Liegen Ihre gesamten absetzbaren Ausgaben zur Erzielung der steuerpflichtigen Einnahmen unter 1.230 Euro, wird automatisch die Werbungskostenpauschale und die entsprechenden Steuerabzüge in dieser Höhe angesetzt. Das gilt sogar, wenn Sie gar keine Werbungskosten hatten, die zur täglichen Arbeit unterstützen.

Besteuerung nach progressivem Tarif oder Ausnutzung einer Pauschalierung

Die Besteuerung mit dem progressivem Steuertarif

Je nach Höhe der Einkünfte und Berücksichtigung von weiteren steuermindernden Aufwendungen wird unser Einkommen mit einem bestimmten Steuersatz versteuert. Beispielsweise wird bei einem Jahresbruttoeinkommen von 36.800 EUR ein Steuersatz von 17,61 % angesetzt. Damit gehen genau 6.480 EUR an Steuern ab. Eine genaue Aufstellung darüber finden Sie in Ihrer Abrechnung.

Dieser Steuersatz, mit dem das Einkommen grundsätzlich versteuert wird, nennt man auch Lohn bzw. liegt der Prozentsatz fest. Einkommensteuersatz. Durchschnittssteuersatz. Der Durchschnittssteuersatz ist nicht bei jedem Einkommen gleich hoch. Denn grundlegend ist die Steuergesetzgebung nach dem Prinzip der Steuergerechtigkeit ausgerichtet. Das bedeutet, dass jeder, der viel verdient, auch viel ans Gemeinwesen abgeben soll. Deshalb steigt der Steuersatz je nach Einkommenshöhe. Aufgrund dieser Steigung spricht man von einem progressiven Steuersatz und Lohnsteuerabzug.

Viele Steuerzahler fragen sich bei der Ermittlung ihrer Steuerlast, wie viel mehr Steuern sie zahlen müssen, wenn sie beispielsweise eine Gehaltserhöhung bekommen und damit ein höheres Jahresbruttoeinkommen erwirtschaften. Die schnelle Berechnung der zusätzlichen Steuerlast kann man mithilfe des Grenzsteuersatzes und der Steuerabzüge durchführen, deren Bedeutung nicht unterschätzt werden sollte.

Die pauschale Besteuerung als besondere Erhebung der Einkommensteuer

Die Pauschalsteuer ist eine Erhebungsform der Lohnsteuer, bei der die Steuern nicht nach einem individuellen Steuersatz, sondern mit einem gleichbleibenden Steuersatz unabhängig von der Höhe der steuerpflichtigen Einnahmen besteuert wird.

Wer schuldet die pauschale Lohnsteuer?

Nach § 40 Abs. 3 EStG trägt der Arbeitgeber grundsätzlich für alle der pauschalen Besteuerung unterliegenden steuerpflichtigen Einnahmen die Pauschalversteuerung. Die pauschale Steuer kann jedoch durch den Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Berechnung, Einbehaltung und Abführung.

In welchen Fällen kann die pauschale Besteuerung zur Anwendung kommen?

Eine Pauschalbesteuerung ist in Bezug auf den Bruttolohn relevant und unabhängig von einer Branchenzugehörigkeit, da sie sich nicht nach bestimmten Kriterien richtet und somit die Berechnung der Personalzusatzkosten erschwert. Daher werden alle Anträge gleich berechnet. Unternehmen nutzen die pauschale Versteuerung in der Regel bei Sachbezügen oder speziellen Vergütungen, die nicht zum regulären Gehalt zählen. Denn in diesen Fällen verursacht die alternative Berechnung der Personalzusatzkosten zusätzliche Aufwände. Individuelle Steuerbetragsermittlung umfasst auch die Art und Höhe der absetzbaren Beträge und ist häufig in Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung von Bedeutung.

Zu den typischen pauschal besteuerten Anwendungsfällen zählen in Bayern und Baden-Württemberg:

• Anstellung von Aushilfskräften sowie von geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten, sorgt für eine unterschiedliche Berechnung der Personalzusatzkosten.

• Geldwerter Vorteil kann durch Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge erhöht werden

• Lohnsteuer bei Sachzuwendungen (wie Lohn oder Gehalt, Geschenke für Mitarbeiter gehören zum Beispiel zu den Sachzuwendungen, Fahrtkosten oder Firmenwagen) gehören zum Beispiel zu den steuerfreien Leistungen.

• Lohnsteuer für Zukunftssicherungsleistungen (wie betriebliche Altersvorsorge)

• Gruppenunfallversicherungen sowie Renten- und Arbeitslosenversicherung

Die Beitragssätze in der Sozialversicherung

Die beitragspflichtigen Sätze für Sozialversicherungen werden sowohl von Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern gezahlt, was im Sozialversicherungsrecht detailliert geregelt ist. Dabei spielt auch die ELStAM eine Rolle. Sie umfassen Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, die in der Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Kalenderjahres aufgeführt werden. Die genaue Höhe der Beiträge richtet sich nach dem Arbeitsentgelt und den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen, die im Sozialversicherungsrecht definiert sind, einschließlich der Rentenversicherung. Eine präzise Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, einschließlich der Rentenversicherung, ist notwendig, um die soziale Absicherung der Arbeitnehmer zu gewährleisten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Die digitale Erstellung der Lohnabrechnung durch spezielle Lohnsoftware

Die Erstellung der Lohnabrechnung wird in unserem Hause durch eine ergänzende Software zu DATEV digital unterstützt. Hierdurch können wir Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet. Weiterhin haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, auf deren Daten jederzeit und von überall zugreifen zu können. Damit Sie als Personalabteilung wieder Zeit für die wirkliche Personalarbeit haben!

Endlich alle wichtigen Mitarbeiterdaten und -dokumente an einem Ort und von überall aus zugreifbar. Flexible Vorlagen, digitale Signatur und ein komfortabler Self Service für Mitarbeiter und Vorgesetzte helfen, Zeit zu sparen für wichtigere Aufgaben wie die gezielte Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter. Dank DATEV Schnittstelle ist auch der Datenaustausch mit Ihrer Gehaltsabrechnung hocheffizient.

Unsere Leistungen im Bereich der Erstellung von Lohnabrechnungen

Leistungen des Arbeitgebers, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse erbracht werden, sind von vornherein kein Arbeitslohn. Der Arbeitgeber will durch solche Zuwendungen die Arbeitsfreude heben, das allgemeine Betriebsklima verbessern, die Gesundheit der Belegschaftsmitglieder erhalten oder ähnliche betriebliche Belange fördern. Diese Leistungen kommen meist durch geleistete Arbeit zustande (Sportstätten, Parkplätze) oder werden dem Arbeitnehmer geradezu als geleistete Arbeit angerechnet. Grundsätzlich unterliegen Bezüge von Lohn oder Gehalt der Einkommensteuer mit einem progressiven Steuertarif. Das Kriterium des „Aufdrängens“ darf jedoch nicht isoliert gesehen werden. Nicht alles, was der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aufdrängt, ist steuerfrei. Zum Beispiel müssen bestimmte Zuwendungen verrechnet und in die Lohnabrechnung, die die Sozialversicherungsabgaben und die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge berücksichtigt, einbezogen werden.

Eine lohnsteuerlich unbeachtliche Bereicherungen wird nur in seltenen Ausnahmefällen vorliegen, und zwar dann, wenn der Arbeitnehmer sich einem unerwünschten Vorteil nicht entziehen kann (z. B. Teilnahme der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung). Für die Annahme einer steuerlich unbeachtlichen Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers ist somit Voraussetzung, dass den Aufwendungen des Arbeitgebers von den Arbeitnehmern kein Wert beigemessen wird, den sie als zusätzliche Entlohnung ansehen. Je höher aus der Sicht des Arbeitnehmers aber die Bereicherung ist, desto geringer zählt das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers beim Lohn. Als solche Leistungen des Arbeitgebers, die nicht der Lohnsteuer unterliegen, kommen insbesondere in Betracht: Benutzungsrecht für betriebseigene Bäder, Duschgelegenheiten, Sportanlagen, Fitnessräume, Park- und Einstellplätze (nicht aber der Ersatz von verauslagten Parkgebühren bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte; vgl. „Parkgebühren“), Büchereien, Aufenthalts- und Erholungsräume, Betriebskindergärten usw.